Новый срок хранения налоговых документов с 2022 года

Флэш-память

USB-накопители и карты памяти, такие как SD-карты, имеют аналогичные проблемы с твердотельными накопителями. Здесь нет движущихся частей, но количество циклов записи и чтения ограничено 3-5 тысячами. Обычно в флеш-накопителях используются более дешевые чипы, что делает их такими же ненадежными, как твердотельные накопители.

Опять же, сложно сказать что-либо конкретное о гарантированном сроке хранения данных. Прежде чем прийти к обоснованному выводу, необходимо подождать еще как минимум несколько лет.

Если использовать флешку по прямому назначению (для передачи файлов с одного устройства на другое), она, скорее всего, выйдет из строя из-за физических повреждений (например, обрыва контакта на маленькой карте), разряда статического электричества, или это будет банально потеряно. Он также может выйти из строя из-за внезапного выключения компьютера, к которому он подключен. Таким образом, у нас практически нет шанса дождаться завершения циклов чтения-записи, назначенных для флэш-памяти USB.

Поэтому USB-накопители — не лучший вариант для хранения ценных архивов. Производитель Flashbay утверждает, что теоретически информация о них хранится 60-80 лет, но только в идеальных условиях. На самом деле этот период намного короче.

Как и в случае с твердотельными накопителями, целостность данных зависит от текущего состояния блоков памяти. Если вы хотите приобрести флешку для длительного хранения информации, планируйте использовать ее только для этой цели. Не полагайтесь на флешку из-за ее активного использования, постоянной записи новых файлов и удаления старых.

Что нужно делать, чтобы флешки не теряли данные

Итак, что вам нужно, чтобы данные с дисков не потерялись? Ничего особенного — их просто нужно оставить на USB без нагрузки.

Скопировали данные, поработали с флешки: оставьте подключенным к компьютеру включенным хотя бы на полчаса.

Через некоторое время вы можете заметить, что накопитель перегревается, и индикаторы, если таковые имеются, загораются, как при работе.

Это будет говорить о работе контроллера по перемаркировке данных. Хотя флагманская серия твердотельных накопителей этим процессам никак не выдает.

При этом следует учитывать, что работа занимает много времени, примерно столько же, сколько и при дефрагментации жестких дисков.

Поэтому короткие периоды бездействия необходимо дополнять, например, оставляя привод подключенным к сети на ночь.

Обзор ФНС судебной практики высших судов по налоговым вопросам за 4 кв. 2019

Твердотельные накопители (SSD)

Мы мало что знаем о способности твердотельных накопителей хранить информацию в течение длительного времени. Ведь это довольно молодая технология.

Плюс здесь — отсутствие движущихся частей, например жесткого диска. А вместо намагничиваемой поверхности используются микросхемы флеш-памяти.

Это обеспечивает безопасность информации на SSD, даже если он используется в самых тяжелых условиях сотрясения. Магниты также безопасны для твердотельных накопителей.

Но в нем есть электронные компоненты, похожие на те, что используются в жестких дисках. Их отказ может сделать данные, хранящиеся на диске, недоступными. Известно, что твердотельные накопители очень чувствительны к неожиданным отключениям электроэнергии. В результате могут возникнуть ошибки в сохраненных данных или диск полностью выйдет из строя.

Это по большей части теория. Реальную картину надежности хранения данных на SSD мы будем иметь только через несколько лет.

Имеет смысл напомнить, что у меня твердотельные накопители
• ограниченное количество циклов чтения-записи. А значит, наступит время, когда мы при всем желании не сможем записать другой файл.

Для большинства приводов количество циклов составляет несколько тысяч. Некоторых это пугает, но современные твердотельные накопители действительно могут работать довольно долго. В отличие от жестких дисков, которые записывают данные в первый свободный блок, с которым они сталкиваются, твердотельные накопители используют специальный алгоритм, который гарантирует, что все ячейки используются примерно одинаковое количество раз.

Если вы не записываете на диск десятки гигабайт каждый день, для истечения назначенного количества циклов потребуется несколько лет. Но даже если это произойдет, SSD превратится в считывающее устройство, но не в устройство записи данных. То есть все, что было на нем ранее записано, будет заархивировано на неопределенный срок.

Если надежность и скорость для вас на первом месте, то лучше выбрать SSD вместо HDD. Почему мы все не перешли на твердотельные накопители? Потому что гигабайт им намного дороже.

Я бы не рекомендовал использовать SSD для длительного хранения важных файлов.

Как долго они могут храниться на твердотельном накопителе без питания, определяется рядом факторов, включая количество пройденных циклов чтения-записи, тип используемой флэш-памяти и т.д. В отчете Dell за 2011 год сделан вывод, что это может составлять от 3 месяцев до 10 лет.

Некоторые производители SSD будут указывать на сохранение данных в автономном режиме как на одну из важных функций продукта и даже могут предоставить соответствующую гарантию. Между тем, технологическая ассоциация JEDEC установила гарантированный срок хранения данных в течение 1 года в качестве отраслевого стандарта для обычных твердотельных накопителей.

НОРМАТИВНАЯ БАЗА ПО ХРАНЕНИЮ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

Объем электронных документов в организациях растет с каждым годом. Однако количество нормативных или методических документов, посвященных сохранению электронных файлов, к сожалению, не увеличивается. Необходимо руководствоваться только Правилами организации архивного дела, комплектования, учета и использования документов из архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организаций (утверждены приказом Министерства Министерства культуры России от 31 марта 2015 г. № 526, далее — Правила 2015). Регламент 2015 года является основным нормативным документом, который на сегодняшний день охватывает, хотя и не так полно, как хотелось бы, правила хранения электронных документов.

Также значительный интерес представляет проект рекомендаций по комплектованию, учету и организации архивного хранения электронных архивных документов в архивах организаций (см. Сайт Федерального архивного агентства: http: // archives .ru). Проект был разработан ВНИИДАД в 2012 году и до сих пор является проектом. Однако этот дизайн может быть полезен для архивов организаций, так как он содержит много информации, которая больше нигде не доступна.

Эти документы содержат общее правило: электронные документы хранятся в течение того же периода времени и в соответствии с теми же правилами, что и бумажные файлы. Однако следует учитывать свойства и характеристики электронных носителей.

Далее мы расскажем, как вставлять электронные документы в бухгалтерские документы архива, как их получать и хранить.

Хранение данных на оптических дисках CD, DVD, Blu-ray

Наверное, многие из вас сталкивались с информацией о том, что данные на CD-R или DVD могут храниться десятки, если не сотни лет. И еще, думаю, среди читателей есть те, кто что-то записал на диск, и когда через год-три захотелось его посмотреть, этого сделать не удалось, хотя блок чтения пригодился. Как дела?

Обычными причинами быстрой потери данных являются низкое качество записанного диска и выбор неправильного типа диска, неправильные условия хранения и неправильный режим записи:

• Перезаписываемые диски CD-RW, DVD-RW не предназначены для хранения данных, их срок службы невелик (по сравнению с однократно записываемыми дисками). В среднем CD-R хранят информацию дольше, чем DVD-R. Согласно независимым тестам, почти все CD-R показали ожидаемый срок службы более 15 лет. Лишь 47% протестированных DVD-R (тесты Библиотеки Конгресса и Национального института стандартов) дали такой же результат. Другие тесты показали, что средний срок службы CD-R составляет около 30 лет. На Blu-ray нет проверенной информации.
• Дешевые диски, продающиеся почти в супермаркете по три рубля за штуку, не предназначены для хранения данных. Не стоит использовать их для записи какой-либо важной информации без сохранения ее дубликата.
• Не используйте многосессионную запись, рекомендуется использовать минимальную скорость записи, доступную для диска (с соответствующим программным обеспечением для записи).
• Избегайте попадания дисков на солнечный свет или в другие неблагоприятные условия (резкие перепады температуры, механические нагрузки, высокая влажность).
• Качество записывающего устройства также может повлиять на целостность записанных данных.

Выбор диска для записи информации

Записываемые диски различаются материалом, на котором они записаны, типом отражающей поверхности, твердостью поликарбонатной основы и, собственно, обработкой. Говоря о последнем пункте, можно отметить, что одни и те же диски одной марки, произведенные в разных странах, могут сильно отличаться по качеству.

В настоящее время цианин, фталоцианин или азо-металлизированные материалы используются в качестве записывающей поверхности оптических дисков, а золото, серебро или серебряные сплавы используются в качестве отражающего слоя. В общем, оптимальной должна быть комбинация фталоцианина для записи (как наиболее стабильный из вышеперечисленных) и отражающего слоя золота (золото — наиболее инертный материал, другие подвержены окислению). Однако качественные диски могут иметь другие комбинации этих характеристик.

К сожалению, в России диски для архивации данных практически не продаются, в Интернете мы смогли найти только один магазин, в котором по баснословной цене продаются отличные DVD-R Mitsui MAM-A Gold Archival и JVC Taiyo Yuden, а также Verbatim UltraLife Gold Архивный, который, насколько я понимаю, интернет-магазин везет из США. Все они являются лидерами в области архивирования и обещают 100 лет хранения данных (а Mitsui заявляет о 300 годах для своих CD-R).

В список лучших записываемых дисков, помимо вышеперечисленного, можно отнести диски Delkin Archival Gold, которых я вообще не нашел в России. Однако вы все равно можете купить все диски, указанные на Amazon.com или в другом зарубежном интернет-магазине.

Среди наиболее распространенных в России дисков, на которых информация может храниться десять и более лет, можно выделить следующие:

• Дословно, производится в Индии, Сингапуре, Объединенных Арабских Эмиратах или на Тайване.
• Производство Sony на Тайване.

«Они могут хранить» также применимо ко всем перечисленным накопителям Archival Gold — в конце концов, это не гарантия безопасности, поэтому не забывайте о принципах, перечисленных в начале этой статьи.

Теперь взгляните на диаграмму ниже, которая показывает увеличение количества ошибок чтения оптических дисков в зависимости от того, как долго они находятся в комнате с агрессивной средой. Графика носит коммерческий характер, а временная шкала не размечена, но возникает вопрос: что это за бренд — Millenniata, на дисках которого нет ошибок. Я говорю вам сейчас.

Контроллер спасает данные от потери. Но не всегда

Схема работы с ячейками с точки зрения контроллера

Контроллер хранит таблицу всех блоков флэш-памяти, в которых указано количество циклов перезаписи для этого блока и время последней перезаписи.

Если блок не обновляется в течение длительного времени во время нормальной работы, контроллер считывает из него данные и перемещает их в другой блок, который помечает его как свободный для записи дополнительных данных.

Как диск работает с данными

Время работы и ожидания зависит от конкретного контроллера и конкретных микросхем флеш-памяти, на усмотрение производителя.

Это исключает износ и предотвращает потерю пользовательских данных из-за потери ячеек.

В результате с помощью подходящего контроллера и встроенных алгоритмов вероятность потери данных из-за потерь заряда в ячейках флэш-памяти сводится к минимуму.

Но только пока диск работает или хотя бы подключен к питанию.

ПОМЕЩАЕМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ В НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ

В номенклатуре дел электронные документы размещены в общем виде. Есть два способа указать «электронный» характер документа:

• в столбце «Примечание» (Пример 1);
• в графе «Название дела» (Пример 2), как рекомендовано п. 3.6 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждено Постановлением Росархива от 23.12.2009 № 76).

 

Так куда пропадают данные?

Как только SSD или флешка остается без питания на долгое время, вероятность выхода из строя начинает увеличиваться.

Дело в том, что переделка и перезапись производятся только во время простоя.

Кроме того, чем старше и изношен диск, чем больше у него циклов записи, тем больше сбоев.

Процесс не зависит от используемых модулей памяти, года выпуска и типа диска. Отказоустойчивые диски сервера также теряют данные.

Срок хранения данных на изношенных дисках в зависимости от температуры — эксплуатация и хранение

Между прочим, есть огромное аналитическое исследование их, утверждая, что при высоких температурах данные после того, как ресурс исчерпан, в некоторых случаях хранятся только в течение пары недель.

Скажем, статья старая? Но с тех пор модули памяти стали дешевле, проще, а плотность их ячеек выше (можно прочитать здесь). Поэтому процесс идет еще быстрее.

Твердотельные накопители поддерживают команду TRIM, которая улучшает срок хранения данных. Карты памяти SD и microSD имеют аналоговый и промышленный USB-накопитель.

Дешевые флешки и устаревшие форматы карт памяти (например, CF) не поддерживают чип, поэтому они стирают данные только при входе в ячейку.

Причем некоторые блоки никогда не затираются, «гнилые».

Здесь показана схематическая печать с памятью. Вы сами понимаете, что стены толще не становятся

память SLC, как известно, хранит данные в течение нескольких десятилетий, MLC в течение нескольких лет без питания, TLC около шести месяцев, а многострадальный QLC может потерять все за пару недель.

Также есть неприятный момент по развитию ресурса — реальные цифры известны только производителю, а все испытания и измерения проводятся исключительно в рабочем режиме.

Следовательно, ресурс может быть на порядок меньше ожидаемого.

Как устроена твердотельная флеш-память?

Причины потери данных кроются, как ни странно, в тех же законах физики, которые отвечают за долгосрочное хранение данных на твердотельных накопителях.

Принцип хранения информации во флеш-памяти использует стандартную схему для хранения заряда в конденсаторе.

Смеясь над работой клеток памяти

Реализовано так, что каждый бит представляет собой ячейку транзистора с плавающим затвором, в которую вводится заряд.

По сути, это одна из обкладок конденсатора.

Современные флеш-накопители обладают очень высокой плотностью информации, поэтому их ячейки имеют небольшие размеры, а пограничный слой диэлектрика очень тонкий.

Чуть более подробное описание того, как работает ячейка

Таким образом, накопленный в них заряд легко пересекает границы, что приводит к большим токам утечки.

Чем выше температура, тем быстрее электроны и тем больше ток утечки. В результате чем быстрее разряжается «конденсаторная ячейка», из-за чего теряется информация.

Если информация потеряна, ячейки можно использовать повторно, если в них записываются данные. Однако только до истечения ресурса и полной потери чаевых.

В этом случае серьезно теряется ресурс — процесс чем-то похож на полностью разряженный аккумулятор, который перед использованием нужно «протолкнуть», заряжая повышенным током.

Традиционные накопители и сроки сохранности информации на них

Наиболее распространенными способами хранения различных типов информации сегодня являются жесткие диски, флэш-накопители (SSD, USB-накопители, карты памяти), оптические диски (CD, DVD, Blu-Ray) и облачные накопители, которые не относятся к накопителям, но они также служат для той же цели хранения (Dropbox, Яндекс Диск, Google Диск, OneDrive).

Что из перечисленного является надежным способом сохранения данных? Предлагаю рассмотреть их по порядку (я просто говорю о повседневных приемах — стримеры, например, рассматривать не буду):

• Жесткие диски: традиционные жесткие диски чаще всего используются для хранения самых разных данных. При нормальном использовании их средний срок службы составляет 3-10 лет (эта разница связана как с внешними факторами, так и с качеством устройства). В то же время: если вы записываете информацию на жесткий диск, отсоединяете его от компьютера и кладете в ящик стола, данные можно будет читать без ошибок примерно столько же времени. Безопасность данных на жестком диске во многом зависит от внешних воздействий: любые, даже не сильные удары и тряски, в меньшей степени — магнитные поля, могут вызвать преждевременный выход из строя накопителя.
• USB Flash, SSD: средний срок службы флэш-накопителей составляет примерно 5 лет. При этом обычные флешки очень часто выходят из строя задолго до этого срока — статического разряда при подключении к компьютеру достаточно, чтобы сделать данные недоступными. При условии, что важная информация записана, а затем SSD или флэш-накопитель отключен для хранения, период доступности данных составляет примерно 7-8 лет.
• CD, DVD, Blu-Ray — из всего вышеперечисленного оптические диски обеспечивают самый длительный срок хранения данных, который может превышать 100 лет, но этот тип хранения связан с наибольшим количеством нюансов (например, DVD-диск, который сгоревшие, скорее всего, проживут всего пару лет), поэтому будут рассмотрены отдельно позже в этой статье.
• Облачное хранилище: Срок хранения данных в облаках Google, Microsoft, Yandex и других неизвестен. Скорее всего, они будут храниться в течение длительного времени и до тех пор, пока это будет коммерчески выгодно для компании, предоставляющей услугу. Согласно лицензионным соглашениям (я прочитал два для самых популярных репозиториев), эти компании не несут ответственности за потерю данных. Не забывайте о возможности потери аккаунта из-за действий злоумышленников и других непредвиденных обстоятельств (а их список действительно велик).

Следовательно, сейчас наиболее надежным и долговечным потребительским устройством является оптический компакт-диск (о котором я подробно расскажу ниже). Однако самыми дешевыми и доступными являются жесткие диски и облачные хранилища. Не пренебрегайте ни одним из этих методов, так как их совместное использование повышает безопасность важных данных.

Причины повреждений и постепенной деградации флеш-накопителя

Большинство повреждений флеш-накопителя происходит по тем же причинам, по которым батарея теряет заряд после нескольких сотен циклов зарядки. Тысячи циклов перезаписи приводят к тому, что флеш-модули NAND теряют способность хранить данные. Промывка SLC в этом отношении в десять раз более надежна, чем промывка MLC, и в 20 раз более стабильна, чем промывка TLC. По этой причине в промышленных приложениях используется самый надежный тип: SLC, а в потребительских устройствах — «средний» MLC.

Чем старше флешка, тем она менее надежна. Этот процесс называется постепенной деградацией. Это происходит при старении даже в тех случаях, когда флешка не подвергалась ярко выраженному негативному воздействию окружающей среды и не имела физических повреждений.

Фактор, который влияет на надежность и срок службы флеш-накопителя, называется способностью сохранять информацию. По-английски просто «удержание». «Удержание» означает, как долго ячейка памяти способна удерживать свое ранее запрограммированное состояние. Этот фактор очень чувствителен к окружающей среде. Воздействие повышенных температур приводит к более короткому времени удерживания. Количество циклов перезаписи также приводит к удержанию, особенно при работе с приводами TLC.

Под воздействием высоких температур и повышенной влажности образуется конденсат, который приводит к коррозии контактов и пагубно сказывается на микросхеме.

Но наиболее частой причиной потери данных на флешке является ее неправильное отключение от компьютера или другого устройства. Неправильное завершение работы может повредить файловую систему. Обычно в этой ситуации, даже если данные потеряны, сам диск остается физически исправным.

Но в некоторых редких случаях неправильное отключение флеш-накопителя может привести к повреждению ячеек флеш-памяти, в которых хранится внутренняя информация флеш-накопителя. В таких случаях становится невозможным получить доступ к диску через операционную систему и, следовательно, невозможно восстановить работу с помощью соответствующих программных утилит. Чтобы извлечь информацию в такой ситуации, вам понадобится помощь профессионала. Чтобы избежать таких повреждений, всегда отключайте USB-накопитель правильно. Особенно опасно отключение флешки во время чтения или записи данных.

Поскольку флешка в любом случае подвергается негативному воздействию, она склонна к постепенной деградации в той или иной мере. Идеальных условий в реальном мире просто не существует. При более благоприятных условиях (при отсутствии других повреждений и воздействия других факторов) флешка прослужит дольше, но тоже не вечно. С годами бумага желтеет и становится хрупкой, ржавеет, а иногда железо рассыпается в пыль. Флешка не является исключением из общего правила, которое распространяется на все элементы, подверженные тому или иному воздействию.

СТАВИМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ НА УЧЕТ В АРХИВ

Традиционно в архиве все поступившие в отделы дела заносятся в бухгалтерские документы — архивные описи.

Для электронных файлов предусмотрены специальные инвентаризации, формы которых указаны в Положении 2015 года:

• опись электронных файлов и документов постоянного хранения (приложение 17);
• опись электронных файлов и документов временного хранения (более 10 лет) (Приложение № 18).

Примечание. Электронная инвентаризация персонала отсутствует. Все кадровые вопросы делаются на бумаге, и это, вероятно, надолго.

Как составить опись архива. Архивные описи файлов и электронных документов составляются в соответствии с теми же правилами, что и описи обычных бумажных файлов. Единственное отличие состоит в том, что вместо количества листов в футляре указывается количество мегабайт памяти, которое он занимает. Кроме того, «объемы» в электронных файлах практически исключены, за исключением того, что это такой большой случай, что его приходится записывать на несколько носителей.

В примере 6 показан пример составления реестра электронных файлов и документов с временными сроками хранения (более 10 лет). Опись электронных файлов постоянного хранения заполняется аналогично, с той лишь разницей, что в ней нет столбца «Срок хранения».

Форма инвентаризации (таблица) не отличается от той, которая была заполнена структурными подразделениями при передаче электронных документов в архив (см. Пример 3). Разница в том, что в примере 6 представлен раздел ежегодной инвентаризации электронных файлов и документов, который является общим для организации. В нем архивист соберет все документы, доставленные подразделениями. Обратите внимание на Пример 6: среди прочего, в инвентарь были включены документы, указанные в Примере 3.

В приложениях 17 и 18 к Положению 2015 года также есть приложения, которые повторяют по форме внутренние электронные бизнес-инвентаризацию (см. Пример 4). На практике это означает, что клерку не нужно перекомпилировать эти «внутренние реестры» для каждого случая. Просто убедитесь, что коллеги из других отделов передают их при отправке документов в хранилище.

СОСТАВЛЯЕМ ВНУТРЕННЮЮ ОПИСЬ ЭЛЕКТРОННЫХ ДЕЛ И ДОКУМЕНТОВ

Электронные файлы и документы передаются в архив организации вместе с бумажными по общему алгоритму:

1) проводится ежегодный обзор стоимости;

2) по результатам экспертизы дела с истекшим сроком хранения прекращаются;

3) остальные ящики помещаются в инвентарь и отправляются на хранение.

Форма описи электронных файлов и документов, которая одновременно играет роль акта приема-передачи документов в архиве организации, приведена в Приложении № 24 Регламента 2015 г. (Пример 3). Эта инвентаризация составляется в структурном подразделении.

Правила составления инвентаря. Столбцы инвентаря интуитивно понятны, комментировать нечего. Рассмотрим «организационные аспекты» составления этой инвентаризации:

• инвентаризация составляется отдельно для файлов постоянного электронного хранения и для сроков временного хранения (более 10 лет;
• в описи электронных файлов для постоянного хранения графа «Срок хранения» опущена»;
• опись составляются в двух экземплярах (один останется в архиве, другой, подписанный архивариусом, принявшим документы, вернется в отдел);
• номер коллекции можно не указывать, и этот столбец можно полностью исключить, если учреждение имеет только одно архивное собрание (эта информация предоставляется отделению архивистом или секретарем, ответственным за сохранение документов);
• в названии описи указан год, за который сданы документы;
• наименование структурного подразделения размещается в заголовке раздела инвентаризации;
• наименование раздела, индексы, заголовки, сроки хранения дел устанавливаются согласно номенклатуре дел;
• инвентаризация согласовывается с руководителем отдела делопроизводства (кабинета, дошкольного образовательного учреждения и т д.), с экспертной комиссией структурного подразделения (при ее наличии) и подписывается руководителем структурного подразделения;
• вторая часть описи (переданная-полученная) составляется при приеме и передаче документов в архив;
• инвентарный порядковый номер присваивается в архиве.

По нашему мнению, к описи следует добавить количество и тип носителей, переданных в архив.

Оформляем приложение к описи. В соответствии с Правилами 2015 г., к электронному бизнесу и описи документов есть вложения. Дополнение к описи — это внутренний перечень каждого электронного файла (Пример 4).

В отличие от передачи бумажных документов в архив, где внутренняя описи (при необходимости ее составления) вшивается в том, при передаче электронных файлов:

• на каждый электронный файл необходимо заполнить заявку;
• он не входит в состав носителя и не регистрируется на нем, а оформляется в бумажном виде как приложение к описи электронных дел и документов, переданных в архив.

УЧИТЫВАЕМ ТРЕБОВАНИЯ К ФОРМАТАМ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ И НОСИТЕЛЯМ

Формат архивирования архива установлен Правилами 2015 г. Это формат PDF / A, специально разработанный для долгосрочного архивирования информации и санкционированный стандартом ISO 19005-1: 2005 / Cor.2: 2011 «Управление документами». Формат файла электронных документов для длительного хранения ». Но это требование должны соблюдать архивы и государственные организации, являющиеся источниками их приобретения.

Коммерческие организации, большинство документов которых вряд ли когда-либо покинет их архивы, могут использовать обычный PDF-файл и другие форматы. Например, чертежи и схемы не всегда корректно отображаются в PDF, поэтому, чтобы не жертвовать качеством документа в пользу соблюдения указанного формата, желательно сохранить файл в любом другом нередактируемом виде.

Неизменность формата. При передаче документов в архив следует обращать особое внимание не столько на соблюдение определенного формата, сколько на то, как этот формат обеспечивает неизменность файлов. Нет необходимости в дорогостоящем программном обеспечении и семинарах по обслуживанию электронного архива, если кто-то на рабочем месте может легко изменить файл, который долгое время хранился в архиве.

Каждый секретарь знает понятие «закрывающие документы для делопроизводства». Это означает, что все задачи для документа выполнены и могут быть помещены в файл.

Что касается электронных документов, мы рекомендуем дополнить его другим действием: переводом документа в неизменяемый формат. Удалять его из публичного доступа, конечно, не стоит, однако следует исключить любое постороннее вмешательство в форму и контент.

Как реализовать это технически, каждая организация решает сама в зависимости от используемого программного обеспечения, наличия СЭД и качества технической поддержки.

Конечно, организация, которая практикует электронный документооборот, быстрее создаст систему для хранения электронных документов, чем та, которая требует пакета офисных программ, облачного хранилища и услуг системного администратора, который приходит раз в неделю. Но, так или иначе, эту проблему можно решить — было бы желание.

Носители. Условно средство массовой информации можно сравнить с объемом бумажной работы. Невозможно записать все дела подряд на диск, пока его объем достаточен. Лучше всего придерживаться принципа «одно — один двигатель». Однако на диск можно записать несколько дел, но только если они рассчитаны на один год и имеют срок хранения (все то же, что и для бумажных томов).

Когда дело доходит до носителей, нет ничего более удобного, чем обычный CD-R (CD-RW.

Если появятся более совершенные носители информации, лучше перезаписать на них весь электронный архив. В противном случае вы никогда не увидите старый медиаконтент. Так случилось, например, с дискетами, которые до сих пор в архивах, но запустить их в обычном офисе просто нечем.

USB-накопители менее популярны в качестве носителей информации. Они непопулярны, потому что содержащиеся в них файлы можно легко удалить или заменить. Эргономика тоже оставляет желать лучшего: если диски можно аккуратно сложить, даже не храня их в специальных коробках, флешки будут слишком разными по форме.

Поэтому оптимальным носителем электронного архива является компакт-диск.

Как подписать СМИ. Каждый автомобиль подписан. Согласно пункту 4.34 Регламента 2015 года вкладыш, который помещается в корпус таким образом, чтобы были видны надписи, указывает:

• наименование организации (полное, сокращенное);
• номер фонда;
• инвентарный номер электронного бизнеса, документы;
• номер дела по описи;
• флаг статуса копии электронного документа: «Основная». (основной) или «Подчиненный». (рабочий);
• сроки подачи электронных документов;
• дополнительные отметки об ограничении доступа к документам (при необходимости).

Форма покрытия правил 2015 года не предоставляется. Возможное размещение вышеупомянутой информации на обложке компакт-диска может выглядеть как Пример 5.

Номер фонда и инвентарный номер указываются на обложке только в том случае, если фондов несколько и электронный файл включен в инвентарь.

Как мы уже выяснили, здесь всего два описания: электронные файлы с постоянным и временным сроками хранения (более 10 лет). Но электронные файлы с более короткими сроками хранения могут быть переданы в архив. Описывать их нет необходимости, поэтому информационный блок «Инвентарный номер» в данном случае просто опускается на обложке диска.

SSD-диски и флеш-накопители не так просты, как кажется

Обычная флешка вне зависимости от формата и разъемов имеет определенную структуру.

Будь то microSD для камеры, крошечный накопитель Lightning или современная флешка USB 3.0, внутри есть отдельный контроллер микросхемы и флэш-память NAND.

1. Память этого типа разбита на блоки по несколько мегабайт.

2. Блок, в свою очередь, состоит из страниц по несколько десятков килобайт каждая.

3. Перед каждой записью данных блок удаляется постранично (перезаписывается определенным значением).

4. Внутри блока каждая страница должна быть написана строго по возрастанию.

5. Каждую страницу можно зарегистрировать полностью, но только один раз до следующей отмены.

Тогда задача записи данных на флешку превращается в головоломку для разработчиков. Не самое захватывающее.

Принципиальная схема функционирования памяти на всех уровнях. В контроллере реализован тот же FTL

Чтобы записывать данные быстро и без проблем для пользователя, контроллер USB-накопителя был преобразован в настоящий процессор, который

1) построить адресную таблицу (аналогичную той, что используется в жестких дисках),

2) собирает мусор, помечает его для дальнейшего удаления,

3) оптимизировать износ памяти, записывая данные как можно более равномерно по всем блокам,

4) отслеживает «битые» блоки, «забывая» их номера в адресной таблице или заменяя их более «живыми».

Для выполнения этой работы вам понадобится еда. Но это далеко не самый главный вопрос и не отвечает на вопрос, зачем заряжать флешки.