Новый срок хранения налоговых документов с 2022 года

Флэш-память

USB-накопители и карты памяти, такие как SD-карты, имеют аналогичные проблемы с твердотельными накопителями. Здесь нет движущихся частей, но количество циклов записи и чтения ограничено 3-5 тысячами. Обычно в флеш-накопителях используются более дешевые чипы, что делает их такими же ненадежными, как твердотельные накопители.

Опять же, сложно сказать что-либо конкретное о гарантированном сроке хранения данных. Прежде чем прийти к обоснованному выводу, необходимо подождать еще как минимум несколько лет.

Если использовать флешку по прямому назначению (для передачи файлов с одного устройства на другое), она, скорее всего, выйдет из строя из-за физических повреждений (например, обрыва контакта на маленькой карте), разряда статического электричества, или это будет банально потеряно. Он также может выйти из строя из-за внезапного выключения компьютера, к которому он подключен. Таким образом, у нас практически нет шанса дождаться завершения циклов чтения-записи, назначенных для флэш-памяти USB.

Поэтому USB-накопители — не лучший вариант для хранения ценных архивов. Производитель Flashbay утверждает, что теоретически информация о них хранится 60-80 лет, но только в идеальных условиях. На самом деле этот период намного короче.

Как и в случае с твердотельными накопителями, целостность данных зависит от текущего состояния блоков памяти. Если вы хотите приобрести флешку для длительного хранения информации, планируйте использовать ее только для этой цели. Не полагайтесь на флешку из-за ее активного использования, постоянной записи новых файлов и удаления старых.

Что нужно делать, чтобы флешки не теряли данные

Итак, что вам нужно, чтобы данные с дисков не потерялись? Ничего особенного — их просто нужно оставить на USB без нагрузки.

Скопировали данные, поработали с флешки: оставьте подключенным к компьютеру включенным хотя бы на полчаса.

Через некоторое время вы можете заметить, что накопитель перегревается, и индикаторы, если таковые имеются, загораются, как при работе.

Это будет говорить о работе контроллера по перемаркировке данных. Хотя флагманская серия твердотельных накопителей этим процессам никак не выдает.

При этом следует учитывать, что работа занимает много времени, примерно столько же, сколько и при дефрагментации жестких дисков.

Поэтому короткие периоды бездействия необходимо дополнять, например, оставляя привод подключенным к сети на ночь.

Обзор ФНС судебной практики высших судов по налоговым вопросам за 4 кв. 2019

Твердотельные накопители (SSD)

Мы мало что знаем о способности твердотельных накопителей хранить информацию в течение длительного времени. Ведь это довольно молодая технология.

Плюс здесь — отсутствие движущихся частей, например жесткого диска. А вместо намагничиваемой поверхности используются микросхемы флеш-памяти.

Это обеспечивает безопасность информации на SSD, даже если он используется в самых тяжелых условиях сотрясения. Магниты также безопасны для твердотельных накопителей.

Но в нем есть электронные компоненты, похожие на те, что используются в жестких дисках. Их отказ может сделать данные, хранящиеся на диске, недоступными. Известно, что твердотельные накопители очень чувствительны к неожиданным отключениям электроэнергии. В результате могут возникнуть ошибки в сохраненных данных или диск полностью выйдет из строя.

Это по большей части теория. Реальную картину надежности хранения данных на SSD мы будем иметь только через несколько лет.

Имеет смысл напомнить, что у меня твердотельные накопители
• ограниченное количество циклов чтения-записи. А значит, наступит время, когда мы при всем желании не сможем записать другой файл.

Для большинства приводов количество циклов составляет несколько тысяч. Некоторых это пугает, но современные твердотельные накопители действительно могут работать довольно долго. В отличие от жестких дисков, которые записывают данные в первый свободный блок, с которым они сталкиваются, твердотельные накопители используют специальный алгоритм, который гарантирует, что все ячейки используются примерно одинаковое количество раз.

Если вы не записываете на диск десятки гигабайт каждый день, для истечения назначенного количества циклов потребуется несколько лет. Но даже если это произойдет, SSD превратится в считывающее устройство, но не в устройство записи данных. То есть все, что было на нем ранее записано, будет заархивировано на неопределенный срок.

Если надежность и скорость для вас на первом месте, то лучше выбрать SSD вместо HDD. Почему мы все не перешли на твердотельные накопители? Потому что гигабайт им намного дороже.

Я бы не рекомендовал использовать SSD для длительного хранения важных файлов.

Как долго они могут храниться на твердотельном накопителе без питания, определяется рядом факторов, включая количество пройденных циклов чтения-записи, тип используемой флэш-памяти и т.д. В отчете Dell за 2011 год сделан вывод, что это может составлять от 3 месяцев до 10 лет.

Некоторые производители SSD будут указывать на сохранение данных в автономном режиме как на одну из важных функций продукта и даже могут предоставить соответствующую гарантию. Между тем, технологическая ассоциация JEDEC установила гарантированный срок хранения данных в течение 1 года в качестве отраслевого стандарта для обычных твердотельных накопителей.

НОРМАТИВНАЯ БАЗА ПО ХРАНЕНИЮ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

Объем электронных документов в организациях растет с каждым годом. Однако количество нормативных или методических документов, посвященных сохранению электронных файлов, к сожалению, не увеличивается. Необходимо руководствоваться только Правилами организации архивного дела, комплектования, учета и использования документов из архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организаций (утверждены приказом Министерства Министерства культуры России от 31 марта 2015 г. № 526, далее — Правила 2015). Регламент 2015 года является основным нормативным документом, который на сегодняшний день охватывает, хотя и не так полно, как хотелось бы, правила хранения электронных документов.

Также значительный интерес представляет проект рекомендаций по комплектованию, учету и организации архивного хранения электронных архивных документов в архивах организаций (см. Сайт Федерального архивного агентства: http: // archives .ru). Проект был разработан ВНИИДАД в 2012 году и до сих пор является проектом. Однако этот дизайн может быть полезен для архивов организаций, так как он содержит много информации, которая больше нигде не доступна.

Эти документы содержат общее правило: электронные документы хранятся в течение того же периода времени и в соответствии с теми же правилами, что и бумажные файлы. Однако следует учитывать свойства и характеристики электронных носителей.

Далее мы расскажем, как вставлять электронные документы в бухгалтерские документы архива, как их получать и хранить.

Хранение данных на оптических дисках CD, DVD, Blu-ray

Наверное, многие из вас сталкивались с информацией о том, что данные на CD-R или DVD могут храниться десятки, если не сотни лет. И еще, думаю, среди читателей есть те, кто что-то записал на диск, и когда через год-три захотелось его посмотреть, этого сделать не удалось, хотя блок чтения пригодился. Как дела?

Обычными причинами быстрой потери данных являются низкое качество записанного диска и выбор неправильного типа диска, неправильные условия хранения и неправильный режим записи:

• Перезаписываемые диски CD-RW, DVD-RW не предназначены для хранения данных, их срок службы невелик (по сравнению с однократно записываемыми дисками). В среднем CD-R хранят информацию дольше, чем DVD-R. Согласно независимым тестам, почти все CD-R показали ожидаемый срок службы более 15 лет. Лишь 47% протестированных DVD-R (тесты Библиотеки Конгресса и Национального института стандартов) дали такой же результат. Другие тесты показали, что средний срок службы CD-R составляет около 30 лет. На Blu-ray нет проверенной информации.
• Дешевые диски, продающиеся почти в супермаркете по три рубля за штуку, не предназначены для хранения данных. Не стоит использовать их для записи какой-либо важной информации без сохранения ее дубликата.
• Не используйте многосессионную запись, рекомендуется использовать минимальную скорость записи, доступную для диска (с соответствующим программным обеспечением для записи).
• Избегайте попадания дисков на солнечный свет или в другие неблагоприятные условия (резкие перепады температуры, механические нагрузки, высокая влажность).
• Качество записывающего устройства также может повлиять на целостность записанных данных.

Выбор диска для записи информации

Записываемые диски различаются материалом, на котором они записаны, типом отражающей поверхности, твердостью поликарбонатной основы и, собственно, обработкой. Говоря о последнем пункте, можно отметить, что одни и те же диски одной марки, произведенные в разных странах, могут сильно отличаться по качеству.

В настоящее время цианин, фталоцианин или азо-металлизированные материалы используются в качестве записывающей поверхности оптических дисков, а золото, серебро или серебряные сплавы используются в качестве отражающего слоя. В общем, оптимальной должна быть комбинация фталоцианина для записи (как наиболее стабильный из вышеперечисленных) и отражающего слоя золота (золото — наиболее инертный материал, другие подвержены окислению). Однако качественные диски могут иметь другие комбинации этих характеристик.

К сожалению, в России диски для архивации данных практически не продаются, в Интернете мы смогли найти только один магазин, в котором по баснословной цене продаются отличные DVD-R Mitsui MAM-A Gold Archival и JVC Taiyo Yuden, а также Verbatim UltraLife Gold Архивный, который, насколько я понимаю, интернет-магазин везет из США. Все они являются лидерами в области архивирования и обещают 100 лет хранения данных (а Mitsui заявляет о 300 годах для своих CD-R).

В список лучших записываемых дисков, помимо вышеперечисленного, можно отнести диски Delkin Archival Gold, которых я вообще не нашел в России. Однако вы все равно можете купить все диски, указанные на Amazon.com или в другом зарубежном интернет-магазине.

Среди наиболее распространенных в России дисков, на которых информация может храниться десять и более лет, можно выделить следующие:

• Дословно, производится в Индии, Сингапуре, Объединенных Арабских Эмиратах или на Тайване.
• Производство Sony на Тайване.

«Они могут хранить» также применимо ко всем перечисленным накопителям Archival Gold — в конце концов, это не гарантия безопасности, поэтому не забывайте о принципах, перечисленных в начале этой статьи.

Теперь взгляните на диаграмму ниже, которая показывает увеличение количества ошибок чтения оптических дисков в зависимости от того, как долго они находятся в комнате с агрессивной средой. Графика носит коммерческий характер, а временная шкала не размечена, но возникает вопрос: что это за бренд — Millenniata, на дисках которого нет ошибок. Я говорю вам сейчас.

Контроллер спасает данные от потери. Но не всегда

Схема работы с ячейками с точки зрения контроллера

Контроллер хранит таблицу всех блоков флэш-памяти, в которых указано количество циклов перезаписи для этого блока и время последней перезаписи.

Если блок не обновляется в течение длительного времени во время нормальной работы, контроллер считывает из него данные и перемещает их в другой блок, который помечает его как свободный для записи дополнительных данных.

Как диск работает с данными

Время работы и ожидания зависит от конкретного контроллера и конкретных микросхем флеш-памяти, на усмотрение производителя.

Это исключает износ и предотвращает потерю пользовательских данных из-за потери ячеек.

В результате с помощью подходящего контроллера и встроенных алгоритмов вероятность потери данных из-за потерь заряда в ячейках флэш-памяти сводится к минимуму.

Но только пока диск работает или хотя бы подключен к питанию.

ПОМЕЩАЕМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ В НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ

В номенклатуре дел электронные документы размещены в общем виде. Есть два способа указать «электронный» характер документа:

• в столбце «Примечание» (Пример 1);
• в графе «Название дела» (Пример 2), как рекомендовано п. 3.6 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждено Постановлением Росархива от 23.12.2009 № 76).

 

Так куда пропадают данные?

Как только SSD или флешка остается без питания на долгое время, вероятность выхода из строя начинает увеличиваться.

Дело в том, что переделка и перезапись производятся только во время простоя.

Кроме того, чем старше и изношен диск, чем больше у него циклов записи, тем больше сбоев.

Процесс не зависит от используемых модулей памяти, года выпуска и типа диска. Отказоустойчивые диски сервера также теряют данные.

Срок хранения данных на изношенных дисках в зависимости от температуры — эксплуатация и хранение

Между прочим, есть огромное аналитическое исследование их, утверждая, что при высоких температурах данные после того, как ресурс исчерпан, в некоторых случаях хранятся только в течение пары недель.

Скажем, статья старая? Но с тех пор модули памяти стали дешевле, проще, а плотность их ячеек выше (можно прочитать здесь). Поэтому процесс идет еще быстрее.

Твердотельные накопители поддерживают команду TRIM, которая улучшает срок хранения данных. Карты памяти SD и microSD имеют аналоговый и промышленный USB-накопитель.

Дешевые флешки и устаревшие форматы карт памяти (например, CF) не поддерживают чип, поэтому они стирают данные только при входе в ячейку.

Причем некоторые блоки никогда не затираются, «гнилые».

Здесь показана схематическая печать с памятью. Вы сами понимаете, что стены толще не становятся

память SLC, как известно, хранит данные в течение нескольких десятилетий, MLC в течение нескольких лет без питания, TLC около шести месяцев, а многострадальный QLC может потерять все за пару недель.

Также есть неприятный момент по развитию ресурса — реальные цифры известны только производителю, а все испытания и измерения проводятся исключительно в рабочем режиме.

Сле�